Inleiding

Het evenement of de evenementen die op het bestelformulier worden genoemd (hierna: het „evenement”) worden georganiseerd en beheerd door de verkoper. In ruil voor de betaling van de vergoedingen zoals vermeld op het bestelformulier verleent de verkoper de klant het recht om de op het bestelformulier vermelde producten (hierna: de „producten”) te gebruiken.

Het bestelformulier, deze algemene voorwaarden en eventuele klikvoorwaarden die wij u tijdens het aanmeldingsproces voor een Product ter beschikking stellen, vormen samen de overeenkomst tussen ons met betrekking tot de Producten (de„Overeenkomst”).

In het kader van deze overeenkomst wordt verstaan onder:

verwijzingen naar:„wij”,„ons”en„onze”hebben betrekking op de Verkoper; en„u”en„uw”hebben betrekking op de Klant;

de gedefinieerde termen hebben de betekenis die daaraan wordt toegekend in het bestelformulier of elders in deze algemene voorwaarden;

het enkelvoud omvat het meervoud en omgekeerd;

Onder„koper”wordt verstaan: personen uit organisaties die belang hebben bij de sector waarop het evenement betrekking heeft en die zichzelf aanmerken als kopers of als personen die invloed uitoefenen op de aankoop van goederen of diensten voor hun organisaties;

Onder „Verbindingsvertegenwoordiger“ wordt verstaan: de personen die u op het Platform hebt aangewezen als uw vertegenwoordiger bij een Verbinding. U kunt meerdere Verbindingsvertegenwoordigers hebben;

Onder „wetgeving inzake gegevensbescherming” wordt verstaan: alle toepasselijke wetten en voorschriften op het gebied van gegevensbescherming, zoals deze van tijd tot tijd worden gewijzigd, uitgebreid of opnieuw vastgesteld, met inbegrip van het volgende:

de Britse AVG (zoals gedefinieerd in de Wet op de gegevensbescherming van 2018) en de Wet op de gegevensbescherming van 2018;

EG-richtlijn 2002/58/EG betreffende privacy en elektronische communicatie;

Verordening (EU) 2016/679 (de „AVG“) betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;

De Zwitserse federale wet op de gegevensbescherming van 1992 zal worden vervangen door de Zwitserse federale wet op de gegevensbescherming van 2020 (zodra deze van kracht wordt) („Zwitserse FADP”);

alle lokale wetten of voorschriften ter uitvoering of aanvulling van de in de punten (ii) en (iv) hierboven genoemde EU-wetgeving; en

alle door nationale toezichthouders uitgegeven gedragscodes en richtsnoeren met betrekking tot de in de punten (i) tot en met (v) hierboven genoemde wetten, voorschriften en EU-wetgeving; en

Onder „Bestelformulier” wordt verstaan het bestelformulier waaraan deze algemene voorwaarden zijn gehecht en waarin de gegevens van de Producten zijn vermeld.

DEEL A – ALGEMENE VOORWAARDEN

UW RECHTEN

Wij zullen u de Producten ter beschikking stellen en u mag deze gebruiken in overeenstemming met de voorwaarden van deze Overeenkomst.

INTELLECTUEEL EIGENDOM EN GEBRUIK VAN MEDIA

Wij verlenen u een niet-overdraagbare, niet-exclusieve, royaltyvrije licentie om de logo’s en handelsmerken van het Evenement (de „Evenementmerken”) gedurende de Looptijd (zoals gedefinieerd in artikel 10) te gebruiken, uitsluitend ter bevordering van uw deelname aan en sponsoring van het Evenement. U dient zich te houden aan onze redelijke instructies met betrekking tot uw gebruik van de Evenementmerken.

U erkent dat alle intellectuele eigendomsrechten en soortgelijke en daarmee verband houdende rechten (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, handelsmerken, auteursrechten, modelrechten, knowhow, vertrouwelijke informatie en goodwill) met betrekking tot de Evenementmerken, het Evenement en de Producten, alsmede alle materialen die door ons worden verstrekt of geproduceerd in verband met het Evenement en de Producten, eigendom zijn van ons (of de betreffende derde licentiegever)

 U verleent ons een wereldwijde, niet-exclusieve, royaltyvrije, in sublicentie te geven licentie voor het gebruik van uw logo’s, handelsmerken, merknamen, bedrijfsnamen en alle andere materialen (het „Intellectuele Eigendom van de Klant”) die aan ons zijn verstrekt krachtens artikel

gedurende de Looptijd (zoals gedefinieerd in artikel 10), om het Evenement te promoten op de website van het Evenement en in ander marketing- en promotiemateriaal; en

gedurende een periode van zes maanden na het Evenement of, indien van toepassing, zolang u: (i) online sponsor of strategische partner blijft met een overeenkomst waarbij wij uw inhoud online publiceren; of (ii) een online account behoudt voor onze aanverwante producten, in elk rapport, elke publiciteit, elk marketingmateriaal, elke app of elke website die wordt geproduceerd over het Evenement of voor evenementen of aanverwante producten die hetzelfde zijn of in wezen dezelfde exposanten of bezoekers hebben als het Evenement.

U dient ons binnen vijf (5) dagen na ondertekening van deze overeenkomst, of binnen één (1) dag indien deze overeenkomst minder dan tien (10) dagen voor aanvang van het evenement wordt gesloten, het volgende te verstrekken:

voorbeelden van de intellectuele eigendom van de klant in het gevraagde formaat; en

de materialen en informatie die nodig zijn om de vermelding voor het evenement in te vullen.

Alle materialen en informatie die overeenkomstig artikel 3.4 aan ons worden verstrekt, zijn onderworpen aan onze goedkeuring en redactionele vrijheid (waarbij wij te allen tijde het recht behouden om dergelijke materialen te verwijderen of te wijzigen, met inbegrip van het recht om ingediende informatie te bewerken of anders te formuleren teneinde de informatie nauwkeurig en/of aantrekkelijker te maken (van het corrigeren van spelfouten tot het opnieuw taggen van gegevens of interesses, indien van toepassing)).

Wij erkennen dat alle intellectuele-eigendomsrechten op het intellectuele eigendom van de klant uitsluitend en exclusief aan u toebehoren, evenals de daarmee samenhangende goodwill, en dat wij geen rechten zullen verwerven op het intellectuele eigendom van de klant, met inbegrip van eventuele ontwikkelingen of variaties daarop.

Indien u op enig moment tijdens de Looptijd wijzigingen aanbrengt in het Intellectuele Eigendom van de Klant, gaat u ermee akkoord dat wij niet verplicht zijn om daaruit voortvloeiende wijzigingen aan te brengen in materiaal waarin het Intellectuele Eigendom van de Klant is verwerkt en dat door ons of namens ons is geproduceerd voor of in verband met het Evenement (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het herdrukken van promotiemateriaal of publiciteitsmateriaal), tenzij u vooraf schriftelijk instemt met het dragen van de kosten en uitgaven die wij als gevolg van een dergelijke wijziging maken.

Behalve in overeenstemming met de rechten en gebruiksbepalingen die in deze overeenkomst zijn vastgelegd, mag geen van beide partijen het intellectuele eigendom van de andere partij gebruiken zonder schriftelijke toestemming.

Elke partij zal de andere partij vrijwaren tegen alle vorderingen, schade, verliezen, kosten (met inbegrip van alle redelijke juridische kosten), uitgaven, eisen of aansprakelijkheden die voortvloeien uit een vordering dat het gebruik door de andere partij van de intellectuele-eigendomsrechten van de vrijwarende partij, in overeenstemming met de Overeenkomst, inbreuk maakt op intellectuele-eigendomsrechten van een derde partij.

Geen van beide partijen zal willens en wetens iets doen, veroorzaken of toestaan dat het onderscheidend vermogen of de reputatie van de handelsmerken van de andere partij zou kunnen schaden of benadelen, of iets doen dat gevolgen heeft of kan hebben voor de registratie van de handelsmerken van de andere partij.

Geen van beide partijen mag gebruikmaken van de intellectuele eigendom van de andere partij, noch uitspraken doen die op enigerlei wijze de indruk wekken dat de partijen een partnerschap of een zakelijke overeenkomst aangaan (met uitzondering van uw deelname aan en sponsoring van het Evenement), of dat zij enig onderdeel van de bedrijfsactiviteiten, handelsnaam of huisstijl van de andere partij onderschrijven.

Indien een van beide partijen tijdens de Looptijd kennis krijgt van een dreigend of daadwerkelijk ongeoorloofd gebruik of misbruik van de intellectuele-eigendomsrechten van de andere partij, dient zij de andere partij hiervan onverwijld schriftelijk in kennis te stellen. De partij die niet de eigenaar is van de intellectuele-eigendomsrechten zal, op redelijk verzoek en op kosten van de eigenaar, alle redelijke medewerking verlenen (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het verstrekken of invullen van documentatie) bij elke vordering, claim of procedure die wordt ingesteld of dreigt te worden ingesteld met betrekking tot dergelijke intellectuele-eigendomsrechten, maar is niet verplicht verdere maatregelen te nemen.

U garandeert ons dat het promotiemateriaal dat u tijdens het Evenement gebruikt en alle andere door u verstrekte materialen of informatie: (i) moeten voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving (met inbegrip van de relevante reclamenormen voor het land waarin het Evenement plaatsvindt); (ii) niet onjuist, obsceen, lasterlijk of aanstootgevend mogen zijn; (iii) bij gebruik ten behoeve van het Evenement of anderszins in overeenstemming met de bepalingen van deze Overeenkomst geen inbreuk maken op de rechten van derden; en (iv) niet schadelijk zijn voor ons, het Evenement, andere exposanten, sponsors of onze algemene commerciële belangen. U vrijwaart ons tegen alle vorderingen, schade, verliezen, kosten, uitgaven, eisen of aansprakelijkheden die voortvloeien uit uw schending van dit artikel 3.13.

Uw medewerkers kunnen foto’s, portretfoto’s of afbeeldingen van zichzelf aanleveren en wij kunnen hun beeltenis vastleggen, filmen, fotograferen of opnemen in verband met de Producten die in het kader van deze Overeenkomst worden geleverd. U dient hen ervan op de hoogte te stellen dat zij, door gebruik te maken van onze diensten en/of het Evenement bij te wonen, ons het recht verlenen om dergelijk materiaal te gebruiken en te bewerken zonder dat daarvoor verdere toestemming van u of hen nodig is of dat daarvoor enige vergoeding aan u of hen verschuldigd is.

U kunt te allen tijde verzoeken dat wij het materiaal waarnaar in artikel 3.14 wordt verwezen, verwijderen. Na ontvangst van een dergelijk verzoek zullen wij dit materiaal verwijderen, behalve wanneer wij niet kunnen vaststellen welk specifiek materiaal moet worden verwijderd, of wanneer de informatie is aangemaakt door onze automatische back-upsystemen of door anderen is gedeeld, geraadpleegd en/of gedownload.

U mag tijdens het evenement foto’s maken voor gebruik in bedrijfsmedia, op sociale media en in ander marketingmateriaal. U mag tijdens het evenement alleen audio- of video-opnames maken voor gebruik in bedrijfsmedia, op sociale media en in ander marketingmateriaal met onze schriftelijke toestemming, die niet op onredelijke gronden zal worden geweigerd. Het is niet toegestaan om tijdens het evenement audio- of video-opnames te maken van Connections.

BETALING

U dient alle betalingen te verrichten op de wijze en op of vóór de datum(s) die op het bestelformulier zijn vermeld.

U dient alle bedragen die u ons krachtens deze Overeenkomst verschuldigd bent, volledig te betalen zonder enige verrekening, tegenvordering, aftrek of inhouding (met uitzondering van eventuele wettelijk verplichte belastingaftrek of -inhouding). Alle krachtens deze Overeenkomst verschuldigde bedragen zijn exclusief eventuele toepasselijke omzetbelasting (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, btw), die door u dient te worden betaald tegen het op dat moment geldende tarief.

Indien de betaling niet op de vervaldag door ons is ontvangen, hebben wij het recht om naar eigen goeddunken: (i) geen of alle Producten niet te leveren of de levering ervan te staken; en (ii) u de annuleringskosten in rekening te brengen zoals uiteengezet in artikel 5.2. Daarnaast zijn de bepalingen van artikel 10.5, onder b) tot en met e), van toepassing.

Tenzij wij schriftelijk anders zijn overeengekomen, wordt u de toegang tot een evenement geweigerd indien u (of een van de bedrijven binnen uw groep) op de datum waarop het evenement begint, nog bedragen verschuldigd bent aan ons (of een van de bedrijven binnen onze groep) met betrekking tot diensten die wij (of een van de bedrijven binnen onze groep) contractueel zijn overeengekomen te leveren (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, standruimte op een eerder evenement).

U komt mogelijk in aanmerking voor een korting van een brancheorganisatie, op voorwaarde dat u op het moment van het aangaan van deze overeenkomst en gedurende de gehele looptijd van het evenement lid bent van die brancheorganisatie. Voor alle duidelijkheid: kortingen van brancheorganisaties gelden uitsluitend op het moment van het aangaan van deze overeenkomst en worden niet met terugwerkende kracht toegepast.

ANNULERING EN WIJZIGING

ANNULERING DOOR U

Indien u uw bestelling wilt annuleren, dient u ons hiervan schriftelijk per e-mail op de hoogte te stellen via uw contactpersoon voor het Evenement, onder vermelding van het nummer op het bestelformulier, de data van het Evenement en het product of de producten die u wilt annuleren. Het product of de producten worden pas als geannuleerd beschouwd wanneer u van ons een bevestiging ontvangt dat wij uw e-mail hebben ontvangen en hieraan gevolg geven. De bepalingen van artikel 10.5c) zijn van toepassing op de Producten die u annuleert. Indien u al uw Producten annuleert, zijn bovendien de bepalingen van de artikelen 10.5d) en e) van toepassing.

De volgende annuleringskosten zijn van toepassing:

 indien de annulering 180 dagen of meer vóór de aanvang van het Evenement wordt gemeld, dient u 50% van de totale kosten te betalen zoals vermeld op het Bestelformulier met betrekking tot het Product of de Producten die u hebt geannuleerd; of

 Indien de annulering minder dan 180 dagen voor aanvang van het Evenement wordt gemeld, dient u 100% van de totale verschuldigde kosten te betalen met betrekking tot het Product of de Producten die u annuleert (de „annuleringskosten“).

De annuleringskosten dienen door u te worden voldaan (verminderd met eventuele bedragen die u reeds vóór de annulering hebt betaald) binnen 14 dagen na ontvangst door ons van de annuleringsmelding. Indien u op de datum van annulering reeds meer hebt betaald dan de annuleringskosten, zullen wij u het bedrag terugbetalen dat u boven de annuleringskosten hebt betaald. Een dergelijke door ons verschuldigde terugbetaling zal zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is na ontvangst van uw annuleringsmelding plaatsvinden.

Wij hebben het recht om van elke terugbetaling die wij u krachtens artikel 5.3 verschuldigd zijn, een bedrag af te trekken dat gelijk is aan alle bedragen die u aan ons (of aan een van onze groepsmaatschappijen) verschuldigd bent, ongeacht de reden waarvoor deze bedragen verschuldigd zijn.

WIJZIGING OF ANNULERING DOOR ONS

Het kan wenselijk of noodzakelijk zijn dat wij het Evenement wijzigen, bijvoorbeeld wat betreft de aangekondigde inhoud, het tijdstip, de datum en/of de locatie van het Evenement, met alle gevolgen van dien voor de Producten. Wij behouden ons het recht voor om dit op elk moment voorafgaand aan het Evenement te doen. In geval van dergelijke wijzigingen zijn wij jegens u niet aansprakelijk, mits het Evenement en daarmee de Producten, zoals gewijzigd, in wezen gelijk zijn aan die welke oorspronkelijk zijn verkocht. Wij zullen u zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om het Evenement en de bijbehorende Producten te allen tijde te annuleren en zullen u hiervan zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is op de hoogte stellen. Annulering van één Evenement en de bijbehorende Producten op grond van deze clausule heeft geen invloed op andere Evenementen.

Indien: (i) de aangebrachte wijzigingen van dien aard zijn dat het Evenement en daarmee de Producten, zoals gewijzigd, niet wezenlijk vergelijkbaar zijn met die welke oorspronkelijk zijn verkocht; of (ii) het Evenement en de bijbehorende Producten worden geannuleerd (behalve om redenen van overmacht zoals bepaald in artikel 6), dan hebt u recht op een tegoed (ter waarde van de reeds krachtens deze Overeenkomst betaalde vergoedingen) dat kan worden gebruikt voor het gewijzigde Evenement en de bijbehorende Producten of voor een toekomstig door ons georganiseerd evenement naar uw keuze. Als alternatief geldt dat, indien het Evenement en de bijbehorende Producten worden geannuleerd en wij niet van plan zijn om in de toekomst hetzelfde of een in wezen vergelijkbaar evenement te organiseren, u een terugbetaling kunt aanvragen (door ons te goeder trouw berekend) ter hoogte van het totale door u betaalde bedrag op de datum van annulering, verminderd met de waarde van eventuele rechten, goederen en/of diensten die wij u vóór de datum van annulering hebben geleverd. Een dergelijke terugbetaling zal door ons worden voldaan zodra dit redelijkerwijs mogelijk is na ontvangst van uw verzoek.

OVERMACHT

Wij worden niet geacht inbreuk te maken op deze Overeenkomst of anderszins jegens u aansprakelijk te zijn voor enige tekortkoming of vertraging bij de nakoming van onze verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst als gevolg van een gebeurtenis of een reeks samenhangende gebeurtenissen die buiten onze redelijke controle en/of de redelijke controle van onze onderaannemers en/of leveranciers vallen, voor zover van toepassing (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, stakingen of andere arbeidsconflicten, storingen in nutsvoorzieningen of transportnetwerken, overmacht, oorlog, oproer, burgerlijke onrust, terrorisme, explosies, opzettelijke vernieling, naleving van wetten of overheidsbesluiten, regels, voorschriften of aanwijzingen, ongevallen, defecten aan installaties of machines, brand, overstromingen, stormen, aardbevingen, epidemieën, pandemieën, het overlijden van het Koningshuis, troonopvolging of nationale rouw) (een „geval van overmacht”).

Wij zullen ons commercieel redelijkerwijs inspannen om de gevolgen van een geval van overmacht voor de nakoming van onze verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst tot een minimum te beperken en om alternatieve oplossingen te zoeken (waaronder bijvoorbeeld een wijziging van de datum of vervanging door alternatieve prestaties) om ondanks het geval van overmacht aan onze verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst te voldoen.

Indien het, ondanks onze inspanningen krachtens artikel 6.2, niet mogelijk of raadzaam is om onze verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst na te komen als gevolg van een geval van overmacht, hebben wij het recht om het Evenement en/of de Producten geheel of gedeeltelijk te annuleren, waarna deze Overeenkomst met onmiddellijke ingang wordt beëindigd na schriftelijke kennisgeving daartoe door ons. Na een dergelijke beëindiging: (i) doet u hierbij afstand van elke vordering wegens materiële of andere schade of schadevergoeding; en (ii) rust er geen verdere aansprakelijkheid van de ene partij jegens de andere (met uitzondering van rechten die zijn ontstaan tot aan de datum van de overmachtssituatie).

GEGEVENSBESCHERMING

Wij kunnen persoonsgegevens van uw vertegenwoordigers verwerken, zoals hun contactgegevens (bijvoorbeeld naam, zakelijk telefoonnummer, functie en zakelijk e-mailadres), om aan onze verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst te voldoen en om onze algemene relatie te beheren. Zie voor meer informatie onze privacyverklaring, die u hier kunt raadplegen: https://hyve.group/Privacy-notice. De namen en zakelijke gegevens van uw vertegenwoordigers kunnen ook worden gedeeld met andere deelnemers aan het evenement.

Indien u persoonsgegevens ontvangt in verband met het/de Product(en), door middel van het elektronisch scannen van deelnemersbadges, zoals vermeld op eventuele bijprogramma’s die wij u verstrekken of anderszins, dient u deze gegevens te verwerken: (i) als een afzonderlijke en onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke; en (ii) in overeenstemming met de vereisten van artikel 7.3 van de wetgeving inzake gegevensbescherming met betrekking tot uw verzameling en daaropvolgende verwerking van dergelijke persoonsgegevens.

Onverminderd uw verplichtingen uit hoofde van artikel 7.2 dient u met betrekking tot uw verwerking van de persoonsgegevens:

de persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de betreffende

doeleinden die aan de betrokkenen zijn meegedeeld in onze privacyverklaring waarnaar hierboven wordt verwezen, namelijk zodat u uw sponsoring beter kunt plannen om de ervaring van de deelnemers te verbeteren en, indien van toepassing, om gasten te selecteren voor besloten briefings, vergaderingen of diners, en niet voor andere doeleinden;

ons en elke toezichthoudende autoriteit onmiddellijk de nodige en redelijke bijstand en medewerking te verlenen in verband met de naleving van onze verplichtingen uit hoofde van de wetgeving inzake gegevensbescherming;

wanneer betrokkenen zich afmelden voor een dergelijke verwerking, ervoor zorgen dat deze afmeldingen worden gerespecteerd;

de persoonsgegevens te verwerken op een wijze die een passende beveiliging van de gegevens waarborgt, overeenkomstig artikel 32 van de AVG; en f) ons onverwijld (en in ieder geval binnen 24 uur) op de hoogte te stellen en de medewerking, bijstand en informatie te verlenen die wij redelijkerwijs kunnen verlangen, indien u kennis neemt van een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens of een klacht van een betrokkene met betrekking tot de persoonsgegevens.

NALEVING

Wij verwachten van onze klanten dat zij binnen hun organisaties de hoogste ethische en nalevingsnormen hanteren. Wij moeten ons houden aan alle toepasselijke wetten, statuten en voorschriften, en u dient ervoor te zorgen dat deelnemers en sprekers zich hieraan houden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, die met betrekking tot financiële sancties, bestrijding van omkoping, corruptie en belastingontduiking, en moderne slavernij („Relevante Vereisten”). U bevestigt dat u op de hoogte bent van deze Relevante Vereisten, en u dient deze na te leven en ervoor te zorgen dat Deelnemers en Sprekers zich aan deze Relevante Vereisten houden, evenals aan alle andere beleidsregels die wij u van tijd tot tijd ter beschikking stellen en alle beleidsregels en procedures die u implementeert voor zover vereist door dergelijke Relevante Vereisten.

Wij bevestigen elk dat wij geen betaling, geschenk, belofte of ander voordeel hebben gedaan, aangeboden, goedgekeurd of aanvaard, en dat wij dit ook in de toekomst niet zullen doen, aanbieden, goedkeuren of aanvaarden – noch rechtstreeks, noch via een derde – ten gunste van of ten behoeve van een overheidsfunctionaris of enige andere persoon, indien die betaling, dat geschenk, die belofte of dat andere voordeel een faciliteringsbetaling zou vormen of anderszins in strijd zou zijn met de relevante voorschriften.

U bevestigt dat niemand in uw groep een overheidsfunctionaris is of een andere persoon die namens uw bedrijf of een gelieerde onderneming onrechtmatige invloed zou kunnen uitoefenen.

U verklaart dat noch u, noch uw aandeelhouders, bestuurders, sprekers of afgevaardigden specifiek het doelwit zijn van financiële sancties op grond van vermelding op een sanctielijst die wordt bijgehouden door het Verenigd Koninkrijk, de Europese Unie of de Verenigde Staten van Amerika.

U dient ons onmiddellijk op de hoogte te stellen zodra u kennis neemt van een situatie die op grond van deze bepaling verboden is. 8.6 Elke schending van deze bepaling door u geeft ons het recht om deze Overeenkomst onmiddellijk te beëindigen.

BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID

Onverminderd artikel 9.3 is onze totale aansprakelijkheid jegens u, hetzij op grond van een overeenkomst, onrechtmatige daad (met inbegrip van nalatigheid) of anderszins, die voortvloeit uit of verband houdt met deze Overeenkomst, het Evenement en de Producten, beperkt tot het totale bedrag (zoals vermeld op het Bestelformulier) met betrekking tot het Evenement of de Evenementen en/of het Product of de Producten waarop de vordering betrekking heeft.

Onverminderd het bepaalde in artikel 9.3 zijn wij jegens u niet aansprakelijk voor: (i) enig verlies van omzet, contracten, inkomsten, winst, verwachte besparingen of rente, noch voor enig verlies van of schade aan gegevens, reputatie of goodwill; of (ii) enige indirecte, bijzondere, punitieve of gevolgschade, verliezen, kosten, vorderingen of uitgaven van welke aard dan ook, zelfs indien wij op de hoogte zijn gesteld van de mogelijkheid dat dergelijke schade of verliezen zouden kunnen ontstaan.

Niets in deze overeenkomst beperkt of sluit de aansprakelijkheid van een partij uit voor: (i) overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door haar nalatigheid of die van haar werknemers, vertegenwoordigers of onderaannemers; (ii) fraude of bedrieglijke voorstelling van zaken; of (iii) enige andere aansprakelijkheid die krachtens de toepasselijke wetgeving niet kan worden beperkt of uitgesloten.

LOOPTIJD EN BEËINDIGING

Deze overeenkomst treedt in werking op de datum die op het bestelformulier is vermeld en loopt tot zes weken na afloop van het evenement (de „looptijd“), tenzij zij overeenkomstig de bepalingen ervan voortijdig wordt beëindigd.

Elke partij heeft het recht om deze overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang te beëindigen door de andere partij hiervan schriftelijk in kennis te stellen, indien de andere partij

een wezenlijke schending heeft begaan van een van zijn verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst (waaronder begrepen het niet betalen van verschuldigde bedragen uit hoofde van deze Overeenkomst) en deze schending (voor zover deze kan worden hersteld) niet binnen veertien (14) dagen na een schriftelijke aanmaning heeft hersteld; of

de bedrijfsvoering staakt of dreigt te staken, niet in staat is om aan haar verplichtingen te voldoen wanneer deze opeisbaar worden, waarvoor een beschikking tot liquidatie is gegeven of een besluit tot liquidatie is aangenomen, waarvoor een bewindvoerder, curator of beheerder is aangesteld, een regeling of akkoord met haar schuldeisers treft, of op enigerlei wijze een verzoek indient om bescherming van haar schuldeisers.

Wij hebben het recht de Overeenkomst te beëindigen indien: (i) u zich zodanig gedraagt dat u uzelf, het Evenement, een van de andere exposanten, sponsors of ons in diskrediet brengt; of (ii) u de in artikel 3.13 en/of artikel 8.4 gegeven garanties schendt.

Beëindiging van deze overeenkomst door een van beide partijen, om welke reden dan ook, laat de rechten en verplichtingen die op de datum van die beëindiging zijn ontstaan, onverlet. Bij het verstrijken of de beëindiging van deze overeenkomst komen de partijen overeen dat de bepalingen van artikel 3.3 van kracht blijven overeenkomstig de daarin opgenomen voorwaarden.

Indien deze overeenkomst door ons wordt beëindigd overeenkomstig dit artikel 10:

indien deze beëindiging plaatsvindt vóór de aanvang van het Evenement, bent u verplicht om het totale bedrag (zoals vermeld op het Bestelformulier) en alle andere op de datum van beëindiging nog openstaande bedragen binnen 14 dagen na de datum van onze kennisgeving van beëindiging te betalen;

wij zijn niet verplicht om bedragen die u reeds hebt betaald overeenkomstig artikel 4 terug te betalen;

wij hebben het recht om de aan u toegewezen Producten aan een derde door te verkopen;

u bent dan niet langer gerechtigd om de Evenementmerken te gebruiken en alle eigendommen op het Evenement zullen onmiddellijk worden verwijderd; indien u dit nalaat, zullen de eigendommen door ons op uw kosten worden verwijderd; en

Tenzij wij schriftelijk anders zijn overeengekomen, wordt u geen toegang verleend tot het evenement.

ANDERE BELANGRIJKE TERMEN

U dient ervoor te zorgen dat al uw afgevaardigden, werknemers of andere personen op het Evenement die door u zijn gemachtigd om aanwezig te zijn, zich onmiddellijk houden aan alle redelijke instructies en aanwijzingen die door of namens ons worden gegeven in verband met de Producten, het Evenement en de promotie daarvan (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de specifieke aanwijzingen zoals uiteengezet in deze Overeenkomst met betrekking tot bepaalde Producten en alle instructies of aanwijzingen die worden gegeven met betrekking tot het gebruik van de locatie waar het Evenement plaatsvindt). Wij zijn niet aansprakelijk voor enige tekortkoming of vertraging indien deze tekortkoming of vertraging direct of indirect het gevolg is van uw verzuim of vertraging bij het naleven van onze redelijke instructies of aanwijzingen.

U erkent en stemt ermee in dat, tenzij de kosten zijn inbegrepen in de vergoedingen zoals uiteengezet in het Bestelformulier, u als enige verantwoordelijk bent voor alle kosten die u maakt in verband met de Producten en de deelname aan het Evenement (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, eventuele reiskosten, de kosten van personeel of aannemers die u inhuurt ten behoeve van het Evenement en eventuele kosten in verband met uw aanwezigheid of die van uw gasten op het Evenement). Zonder afbreuk te doen aan de algemeenheid van het voorgaande, is het uw verantwoordelijkheid om te controleren en ervoor te zorgen dat u en uw genodigden en afgevaardigden over alle noodzakelijke en passende documenten beschikken voor toegang tot het land waar het Evenement plaatsvindt. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, geldige paspoorten, visa, vaccinatiecertificaten en alle andere documenten die u mogelijk nodig heeft. Indien u dergelijke documenten niet kunt verkrijgen en u moet annuleren, blijven de annuleringskosten verschuldigd overeenkomstig de artikelen 5.2 en 5.3.

U stemt ermee in dat, tenzij anders bepaald in deze Overeenkomst of schriftelijk tussen ons overeengekomen, zowel gedurende de Looptijd als gedurende een periode van vijf (5) jaar na beëindiging van deze Overeenkomst: (a) de bepalingen van deze Overeenkomst (met inbegrip van het/de Bestelformulier(en)); en (b) alle technische, financiële en andere informatie of gegevens die aan u zijn verstrekt met betrekking tot ons en onze groep of het Evenement in verband met deze Overeenkomst (samen de „Vertrouwelijke Informatie”) door u strikt vertrouwelijk moeten worden behandeld. Tenzij door ons schriftelijk anderszins goedgekeurd, mag u de Vertrouwelijke Informatie niet delen met enige andere partij, behalve: (i) met uw werknemers, leidinggevenden, vertegenwoordigers of adviseurs die de Vertrouwelijke Informatie moeten kennen om aan deze overeenkomst te kunnen voldoen; of (ii) indien dit vereist is door de wet, een bevoegde rechtbank of enige overheids- of regelgevende instantie. De in dit artikel 11.3 vastgelegde beperkingen zijn niet van toepassing op Vertrouwelijke Informatie die: (i) beschikbaar is of later beschikbaar komt voor het grote publiek, anders dan door een schending van deze Overeenkomst door u; (ii) is ontwikkeld door uw eigen onafhankelijke inspanningen zonder gebruik te maken van de Vertrouwelijke Informatie; of (iii) die u rechtmatig van een derde partij ontvangt zonder beperkingen ten aanzien van het gebruik ervan.

Deze overeenkomst bevat de volledige overeenkomst en afspraken tussen de partijen en vervangt alle eerdere overeenkomsten, afspraken of regelingen (zowel mondeling als schriftelijk) met betrekking tot het onderwerp van deze overeenkomst.

U erkent dat u zich niet hebt gebaseerd op, en geen rechtsmiddel zult hebben met betrekking tot, enige verklaring, toezegging, garantie, afspraak, belofte of toezegging (ongeacht of deze uit onachtzaamheid of te goeder trouw is gedaan) van enige andere persoon dan uitdrukkelijk in deze Overeenkomst is vastgelegd. 

Behalve de verklaringen en garanties die in deze algemene voorwaarden zijn vermeld, wijzen wij alle verklaringen en garanties van welke aard dan ook af, hetzij uitdrukkelijk, hetzij impliciet (en ongeacht of deze voortvloeien uit de wet, regelgeving of de gangbare handelspraktijk), voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Het nalaten of uitstellen door een van beide partijen van de uitoefening van een rechtsmiddel waarin deze Overeenkomst of de wet voorziet, houdt geen afstand in van dat of enig ander recht of rechtsmiddel, noch sluit het de verdere uitoefening van dat of enig ander recht of rechtsmiddel uit of beperkt deze. Een eenmalige of gedeeltelijke uitoefening van een dergelijk recht of rechtsmiddel sluit de verdere uitoefening van dat of enig ander recht of rechtsmiddel niet uit en beperkt deze evenmin.

Een wijziging van deze overeenkomst is alleen geldig indien deze schriftelijk is vastgelegd, uitdrukkelijk naar deze overeenkomst verwijst en door elk van ons is ondertekend.

Niemand anders heeft rechten uit hoofde van deze overeenkomst. Geen enkele andere persoon heeft het recht om de bepalingen ervan af te dwingen en de partijen hebben geen toestemming van een andere persoon nodig om de overeenkomst te wijzigen.

Deze overeenkomst leidt niet tot het ontstaan van een vennootschaps- of agentuurrelatie tussen de partijen, noch mag zij in die zin worden uitgelegd.

Wij kunnen deze overeenkomst aan iemand anders overdragen. Het is u niet toegestaan om uw rechten of verplichtingen die uit deze overeenkomst voortvloeien, over te dragen of af te staan.

Indien een rechtbank een deel van deze overeenkomst onwettig verklaart, blijft de rest van kracht. Elk van de bepalingen van deze overeenkomst is afzonderlijk van toepassing. Indien een rechtbank of bevoegde instantie besluit dat een van deze bepalingen onwettig is, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

Mocht het nodig zijn om contact met u op te nemen, dan zullen wij dit doen via de telefoon of door u te schrijven op het e-mailadres of postadres dat u ons bij de aanmelding voor de Producten hebt verstrekt. De termen ‘schriftelijk’ of ‘schriftelijk’ in deze voorwaarden omvatten ook e-mails en elektronische berichten op platforms die worden gebruikt voor de levering van de Producten.

Als u vragen of klachten heeft over de Producten, verzoeken wij u in eerste instantie contact met ons op te nemen en ons een zo gedetailleerd mogelijke beschrijving van het probleem te geven. Wij zullen ons best doen om zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen 30 werkdagen, op uw klacht te reageren.

Deze overeenkomst en elk geschil of elke vordering (met inbegrip van niet-contractuele geschillen of vorderingen) die voortvloeit uit of verband houdt met deze overeenkomst, het voorwerp ervan of de totstandkoming ervan, wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het recht van Engeland en Wales, en elke partij stemt onherroepelijk in met de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Engeland en Wales om elk geschil of elke vordering dienaangaande te beslechten.