고등교육 분야에서 전략적 기술 조달을 전문 분야로 다루기
.png/fit-in/700x9999/filters:no_upscale())
각 기관의 UCISA 회원들에게 참여를 요청하는 공고가 발표된 이후, 실무 그룹은 조달의 전체 라이프사이클을 검토하고, 프레임워크 활용을 위한 툴킷을 개발하며, 시장 진입을 위한 다른 방안을 모색하는 한편, 공공 조달 혁신에 관한 정부의 그린페이퍼에 대한 업계 차원의 대응을 주도해 왔습니다.
이와 관련하여, UCISA는 연례 교육 기술 박람회인 ‘Bett’ 내에 신설된 고등교육 전용 섹션인 ‘Ahead by Bett’의 창립 파트너 중 하나로서, ‘디지털 시대에 성과를 내기 위해 고등교육 분야에서 전략적 기술 조달을 전문 분야로 다루기’라는 주제로 라운드테이블을 개최했다.
이번 조사의 목적은 급변하는 시장에서 기술 조달과 관련된 기회와 과제에 대해 IT 리더, 조달 전문가 및 고등교육 기술 공급업체로부터 의견을 수렴하는 것이었습니다. 이 글에서는 이번 원탁 회의에서 도출된 ‘6가지 주요 결과’와, 이러한 결과가 유연한 프로세스, 실용적인 거버넌스, 그리고 IT 조달 역량에 대한 심층적인 이해와 어떻게 연관되는지를 설명합니다.
UCISA 원탁회의 범위
UCISA 원탁 회의는 2020년 1월 이후 처음으로 대면으로 개최된 Bett 행사의 개막일이자, ‘Ahead by Bett’의 런칭일에 열렸습니다. 이 원탁 회의는 연단, 대형 스크린, 3개의 원탁이 마련된 심도 있는 토론을 위한 공간인 ‘Collaboration Space’에서 진행되었으며, 커뮤니티 매니저 샨텔 윌킨슨이 사회를 맡았습니다.
기술이 교육 및 학습을 제공하는 데 있어 핵심적인 역할을 하면서도 끊임없이 빠른 속도로 발전하고 있는 점을 감안하여, 이번 원탁 회의에서는 교육 기관들이 IT 팀의 역동성을 강화할 수 있는 방안을 모색하기 위한 현재의 과제와 기회를 모두 탐구하였으며, 다음과 같은 주제들을 논의했습니다:
- 지속적인 공급업체와의 협력은 고등교육기관(HEIs)의 시장 정보 수집 및 혁신에 도움이 될 수 있을까?
- 고등교육기관은 IT 공급업체와 장기 계약을 체결함으로써 어떤 추가적인 이점을 얻을 수 있을까요?
- 이 업계는 내부적 난관을 어떻게 극복하여 필요한 속도에 맞춰 기술 서비스를 개선할 수 있을까요?
원탁회의 결과
이번 세션에서는 높은 수준의 참여도가 나타났으며, 원탁 토론을 통해 해당 분야의 IT 리더와 IT 조달 전문가들, 그리고 고등교육 기관과 더 긴밀히 협력하기를 희망하는 파트너들 사이에서 위의 세 가지 주제 전반에 걸쳐 공통된 주제들이 도출되었다.
요약하자면, 원탁회의 참가자들이 제시한 몇 가지 핵심 시사점이 있었으며, 이는 다음 여섯 가지 영역으로 분류되었습니다:
1. IT 분야 조달 역량 격차
여러 응답자들은 고등교육(HE) 분야의 전문 IT 조달 역량 수준이 다른 분야에 비해 뒤처져 있다고 생각했으며, 이는 상업적 기회와 위험을 충분히 이해하고 평가하는 데서뿐만 아니라, 급변하는 시장에서 요구되는 속도에 맞춰 적절한 파트너와 견고한 계약을 체결하는 능력에서도 부족함이 있다는 점 때문이었다.
IT 조달 전문가가 서비스 제공을 총괄하지 않는 기관의 경우, 지출에서 최적의 가치를 확보하지 못할 뿐만 아니라 적절한 계약을 체결하지 못해 서비스 제공에 미치는 연쇄적인 영향까지 고려할 때 비용이 많이 든다는 데 의견이 일치했다.
2. IT에 통합될 상업용 자원
다른 분야에서 리더십 경험을 가진 고등교육(HE) 분야의 IT 리더들은 많은 기관이 IT 부서에 상업적 전문 인력을 배치하지 않은 점이 이례적이라고 지적한 반면, 이번 세션에 참여한 한 기관은 IT 본부에 소속된 5명의 IT 조달 전문가로 구성된 팀을 통해 선도적인 역할을 수행하고 있었다.
기술 조달 전략은 IT/IS/디지털 리더십 팀에서 수립되어야 한다는 인식이 있었으며, 이 과정에서 계약상 위험, 자원, 엔터프라이즈 아키텍처, 전 생애 주기 비용, 로드맵, 전환, 철수 전략 및 규정 준수 등 다양한 고려 사항이 종합적으로 평가되어야 한다. 매출 예산이 허용하는 범위 내에서 라이선싱 관리자나 계약 갱신 전담 인력과 같은 추가 전문 인력을 확보할 경우, 더 큰 가치를 창출할 수 있을 것이다.
완전한 자율권이 업무 수행에 대한 책임까지 미치지 않는 경우, 조달 팀은 성과가 뛰어난 부문의 사례를 따르고 IT 부서의 비즈니스 파트너로서 역할을 수행해야 합니다. 또한 IT 상업 담당 책임자들과 정기적으로 소통하며 기술 조달 전략을 실행하고, 정기적인 보고를 실시하며, 대응 및 업무 수행에 관한 SLA를 준수하기 위해 최선을 다해야 합니다.
3. 적절한 조달 경로를 효과적으로 활용하기
IT 분야에는 여러 하위 범주가 존재하며, 시장 역학도 다양합니다. 이번 세션에 참여한 발표자들은 조달 전략을 결정할 때 시장 진출 방안을 모색하는 과정에서 보다 민첩한 사고 방식을 채택한다면 최종 계약의 질을 높일 수 있을 것이라고 지적했습니다.
부문별 계약 체계는 특히 숙박 소프트웨어 플랫폼과 같이 특정 시장의 공급업체 규모가 작은 분야에서 신속한 소규모 경쟁 입찰을 가능하게 한다는 점에서 뚜렷한 이점을 지닙니다. 반면, 제공 상품과 공급업체가 빠르게 변화하는 다른 시장의 경우, 세션에 참여한 기여자들은 전문 IT 인력이 없는 조달 팀이 규정 준수를 쉽게 이행하고 서류 처리 비용을 절감할 수 있다는 이유로 계약 체계에 따라 직접 계약을 체결하는 방식을 습관적으로 선호한다는 견해를 널리 공유했습니다. 참가자들은 이러한 상황에서 전적으로 직접 계약에만 의존할 경우, 조직에 최상의 가치를 제공하지 못하는, 다른 방식으로는 얻을 수 있는 것보다 열악한 계약으로 이어지는 경우가 많다고 느꼈습니다.
이에 대한 예로, 조달 팀이 해당 분야의 소프트웨어 재판매업체에 계약을 체결한 경우가 있는데, 이는 사실상 재판매를 위한 마진을 부과한 것이었으며, 이는 IT 예산에서 지출되었지만 어떠한 부가가치도 창출하지 못했고 서비스 제공에 대한 약속도 없었습니다; 이러한 유형의 직접 계약은 (a) 서비스 공급자와 직접적인 계약 관계를 구축하거나, (b) 더 큰 규모의 ‘부가가치 리셀러(Value Add Reseller)’와 계약하는 등 두 가지 더 나은 대체 조달 전략 옵션을 간과한 것이었습니다. 후자의 경우, 부문이나 지역적 제약 없이 더 큰 구매력, 공급업체 관계 관리 및 규모의 경제를 통해 더 나은 가치를 제공하며, 숙련된 인력과 실질적인 가치를 더하는 성숙한 서비스 제공 체계를 갖추고 있습니다.
조달을 위한 모든 대안을 충분히 고려하지 않을 때 발생하는 또 다른 단점은 신규 진입에 대한 장벽인데, 많은 기고자들은 기술이 끊임없이 발전하는 상황에서 이러한 장벽이 고등교육(HE)의 발전을 저해한다고 지적했습니다. 당시 이용 가능했던 소수의 자원봉사자들의 응답을 바탕으로 장기 계약을 체결한 고정된 공급업체 집단에 의존하게 되면, 조달 전략을 주도할 전문 IT 상업 인력이 부족한 기관들은 영국 외부의 시장을 포함하여 부가가치를 창출할 수 있는 혁신의 기회를 놓칠 위험에 처하게 됩니다.
이번 원탁 회의에 참여한 한 베테랑 IT 이사는 대화의 이 부분을 다음과 같이 요약했다. “서류 작업과 체크리스트는 가치를 더하지 않는다.”
4. 지속적인 시장 소통을 주도하는 상업 전문가들이 부가가치를 창출한다
대부분의 고등교육 기관에서는 잠재적 가치를 파악하기 위해 기술 공급업체와 시장에 대한 통합적인 관점이 필요하다는 점이 확인되었습니다. 공식적인 계약 관리 외에도, 각 기관의 상업 담당자는 시장 동향을 파악하기 위해 시장 참여를 주도함으로써 벤치마킹을 수행하고 해당 분야 외부의 아이디어를 도입할 수 있으며, 이는 결국 혁신을 조기에 접할 수 있는 기회로 이어질 수 있습니다.
공식적인 계약 관리의 범위를 넘어 지속적인 공급업체 관계를 구축하고 있는 노련한 기술 상업 전문가들은 기술이나 공급업체에 대한 종속 위험 요소를 완화하는 동시에, 고등교육 기관이 공급업체의 전략적 목표와 동기를 포함한 전략 정보를 활용할 수 있도록 돕고, IT 로드맵을 완전히 이해하고 있는 고객이 시장에 영향을 미칠 수 있도록 지원합니다.
UCISA를 비롯한 기관들이 고등교육(HE) 분야에서 공유하는 광범위한 시장 정보가 개별 기관의 업무에 도움이 된다는 점이 인정되었다.
5. 공급업체 관계 관리(SRM) 측면에서 볼 때, 장기 계약이 유리하다.
적절한 실사 절차를 거친 후 체결된 장기 계약은 양측 모두에게 유리할 수 있다는 공감대가 형성되어 있었으며, 이를 통해 전략적 파트너십 구축, 장기적 목표 달성 및 상생 시나리오를 실현할 수 있습니다. 특히 기관의 경우, 공급업체가 복잡한 IT 인프라를 포함하여 해당 기관에 대한 구체적인 지식을 습득하는 데 자신 있게 투자할 때 큰 혜택을 얻을 수 있습니다.
그러나 최대의 효과를 거두기 위해서는 기관이 계약의 명시된 사업 주체로서는 물론 상업적 소유주도 모두 확보해야 하며, 동시에 계약 관리 부서가 성과를 모니터링하고 지속적으로 벤치마킹을 실시하며, 필요한 경우 계약 종료 계획을 마련해 두는 등 지속적인 개선을 촉진하는 접근 방식을 채택해야 합니다.
이러한 측면에서 프레임워크 계약이나 공급업체 계약보다는 고객 약관이 더 바람직하며, 여기에는 벤치마크 조항, 계약 종료 일정 및 명확한 서비스 제공 약속이 포함되어야 합니다.
원탁 회의에서 나온 의견에 따르면, 예산 산정 시 공급업체 관계 관리(SRM) 비용을 반영해야 하며, IT SRM이 제공하는 부가가치와 리스크 관리 경험을 고려한 전 생애 주기 비용을 산정해야 한다고 지적되었습니다. 또한, 계약 기간을 결정할 때 전환 비용도 계산에 포함해야 합니다.
6. 기술 분야에 부정적인 영향을 미치는 위험 회피 성향은 제도화 과정에서 비롯될 수 있다
이번 회의에서 반복적으로 제기된 문제는, 해당 산업 분야 자체가 지나치게 위험 회피적이어서 디지털 시대의 끊임없이 변화하는 시장에 필요한 대로 적응하지 못하고 있다는 인식이었다.
이 분야에서 오랜 경험을 쌓고 IT 조달 분야 전문 지식을 갖춘 한 기고자는 이에 대한 예를 들며, 자신의 기관밖에 모르는 일부 장기 재직 IT 인력이 특정 공급업체의 제품에 얽매여 있어 다른 공급업체의 혁신을 거부하는 경향이 있다고 설명했습니다. 이와 유사한 상황은 장기적으로 협력해 온 리셀러들과의 유착 관계에서도 나타났는데, 이들 리셀러의 영업팀은 고등교육(HE) 분야를 주요 타깃으로 삼아 해당 분야에서 일련의 고객사를 확보해 왔으며, 이 고객사들은 리셀러의 비즈니스 모델에서 ‘현금 창출원’으로 분류되어 결과적으로 최상의 가치를 제공하지 못하고 있다.
앞서 설명한 바와 같이, IT 상업 담당자들이 기존 계약을 관리하는 동시에 지속적인 시장 소통을 추진함으로써 이러한 위험을 완화할 수 있을 것입니다.
그러나 이 세션에 참여한 발표자들은 이러한 제도적 문제점들이 조달 분야에서도 만연해 있다고 지적했는데, 내부 정책이 필요 이상으로 제한적이며, IT 리더들이 다른 규제 대상 분야에 비해 자율성이 부족하고, 기관이나 IT 서비스 및 인프라를 제대로 제공해야 하는 요구 사항 어느 쪽에도 도움이 되지 않는 고착된 사고방식이 자리 잡고 있다는 점이었다.
일부 기고자들은 문화적 변화가 필요하다고 지적했는데, 이는 기술 리더십이 전략적 방향에 대한 의사결정권자로 자리매김해야 할 뿐만 아니라, 해당 분야의 조달 체계도 최상의 종합적 가치를 바탕으로 가장 유리한 계약을 통해 적절한 서비스를 제공할 수 있도록 변혁되어야 한다는 점을 강조한 것이다.
다음 단계
이러한 논의의 결과물은 새롭게 개편된 ‘IT 조달 혁신 그룹(Transforming IT Procurement Group)’에서 다룰 예정이며, 이 그룹은 2021년 말 UCISA 조직 내에서 정식 그룹으로 편입된 새로운 UCISA 조달 그룹(Procurement Group)의 산하 그룹으로 운영될 것입니다.
‘Ahead by Bett’ 원탁 회의에 참석한 UCISA 사회자들:
- 멜 고메스, 런던대학교 로열 홀로웨이 캠퍼스 IT 상업 관리 및 계약 담당 책임자
- 케이트 퍼거슨-베스트, 런던 킹스턴 대학교 IT 상업 관리 부문 책임자
- 롭 무어, 리즈 베켓 대학교 IT 조달 관리자
저자
멜 고메스는 IT 광고, 공급업체 관리, 계약 및 조달 전략을 총괄하고 있습니다. 20년 이상의 경력을 보유한 멜은 유통, 교육, 에너지, 금융, 의료, 소매, 통신, 제3자 물류 및 공공 서비스 등 다양한 산업 분야에서 공공 및 민간 부문 전반에 걸쳐 가치를 증대하고, 성과를 개선하며, 총 소유 비용을 절감하는 서비스와 솔루션을 제공해 왔습니다.
멜은 또한‘Ahead by Bett 자문위원회’ 위원으로 활동하며, 방문객과 전시업체의 요구를 충족할 수 있도록 프로그램 기획에기여하고 있습니다.
'
)
)
)
)
)
)
){kind=logo}
)
)
)
)
)
)
)
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
)
)
)
)
)
)
)
){kind=logo}
)
)
)
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
)
)
)
)
)
)
)
)
)
){kind=logo}
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
){kind=logo}
)
)
)
)
){kind=logo}
){kind=logo}
)
)
)