이 기사는 UCISA의 ‘IT 조달 관행 혁신 실무 그룹’이 작성한 것으로, 해당 그룹은 고등교육기관(HEI) 내 내부 조달 체계가 안고 있는 과제를 해결하고, 조달 기능이 정보기술 서비스 제공을 위한 전략적 가치 창출자로서의 역할을 더 잘 수행할 수 있도록 하기 위해 해당 분야가 중점을 둘 수 있는 세 가지 광범위한 영역을 제시했습니다. 이 기사는 원래 UCISA의 ‘Directors Cut’ 메모에 실린 바 있습니다.

UCISA는 ‘Ahead by Bett’의 창립 파트너사로서, 역동적인 IT 조달에 대한 논의를 이어가기 위해 2023년 행사에 주요 콘텐츠 제공사로 참여합니다.

서론

UCISA의 ‘IT 조달 관행 혁신’ 실무그룹은 2022년 여름에 재구성되었으며, 그 업무 범위에는 고등교육 부문의 IT 조달 관행에 대한 사상적 리더십을 제공하고 가치를 더하겠다는 목표가 명시되어 있습니다.

이 그룹은 초기 활동의 일환으로 올해 초 회원 기관들을 대상으로 실시된 UCISA 설문조사 결과를 검토했습니다. 2022년 3월 제1회 ‘Ahead by Bett’ 행사에서 열린 원탁회의에 이어, UCISA는 주요 조사 결과를 발표하고 회원들에게 해당 부문 전반의 IT 조달 현황을 파악하기 위한 설문조사에 참여해 줄 것을 요청했습니다.

상당히 짧은 기간 내에 43개 대학이 응답하는 등 높은 응답률을 기록했다. ‘이번 설문조사 결과, 대부분의 고등교육기관(HEI)이 IT 서비스 제공을 위해 분야별 전문화의 중요성을 인식하고 있는 것으로 나타났으나, 거버넌스 측면에서는 조달 관행에 있어 큰 차이를 보였다.’

응답한 고등교육기관 중 34곳(79%)은 IT 분야 조달 전문가를 최소 한 명 이상 보유하고 있었으며, 전문가를 두지 않은 9곳 중 CIO의 3분의 1은 ‘25k~500k’ 범위의 재정 승인 한도(FAL)를 부여받아 조달팀을 넘어서는 자율권을 행사하고 있었다.

그 밖에도 내부 규정, 공식 조달 절차 참여, 입찰·견적과 관련된 가치 기준, 입찰에 대한 내부 기준액 등이 조사 대상에 포함되었다. 응답 결과를 보면, 유사한 내부 절차임에도 불구하고 기관마다 큰 차이가 있는 것으로 나타났는데, 일부 IT 팀은 수십만 파운드 규모의 계약을 체결할 수 있는 자율권을 가진 반면, 다른 고등교육기관들은 공공 규정이 요구하는 수준보다 훨씬 더 엄격한 내부 규정을 적용하고 있는 것으로 나타났다.

이러한 피드백을 고려하여, 실무그룹은 고등교육기관(HEI) 내 내부 조달 체계가 안고 있는 과제를 해결하고, 조달 기능이 정보기술 서비스 제공을 위한 전략적 가치 창출자로서의 역할을 더 잘 수행할 수 있도록 지원하기 위해 해당 부문이 중점을 둘 수 있는 세 가지 광범위한 분야를 제시했습니다.

IT 영업팀을 위한 ‘서비스형 조달(Procurement as a Service)’ 파트너

1. '고등교육 분야의 모범 조달 관행 도입'

이 설문조사에서는 거버넌스 접근 방식에 있어 큰 차이를 보였으며 일관성이 거의 없다는 점이 드러났다.

고등교육기관(HEI)의 조달 팀에게는 해당 분야 외부의 사례에서 배울 기회가 있습니다. 외부 규제를 준수해야 할 뿐만 아니라 급변하는 수요와 기술 변화에 대응해야 하는 동일한 과제에 직면한 다른 조직들을 살펴봄으로써, 고등교육기관은 업계 최고 수준의 조달 체계를 벤치마킹하여 역량을 강화할 수 있습니다. ‘모범 사례를 파악하고 이를 도입하는 과정은 지속적인 개선의 과정이 되어야 합니다.’

한 가지 잠재적인 기준으로는 CIPS(영국 조달·공급 공인협회) 플래티넘 표준이 있으며, 고등교육기관(HEIs)은 이를 통해 독립적인 인증을 획득하기 위해 노력할 수 있습니다. 2022년 10월 기준으로 전 세계적으로 17개 기관이 플래티넘 인증을 받았으며, 이들 기관의 조달 체계는 ‘전략적 가치 창출자’로 평가받고 있습니다. 여기에는 영국 공공 부문의 GCHQ도 포함됩니다.

그러나 교육 부문에서 플래티넘 등급을 받은 두 기관은 모두 영국 외부의 기관이었다. 'NHS를 포함한 골드 등급('전략적 부가가치 창출자') 인증을 받은 9개 기관 중에는 고등교육 기관이 하나도 없었다. 법무부를 포함한 실버 등급('적극적인 비즈니스 지원자') 인증을 받은 8개 기관 중에서도 고등교육 기관은 없었으며, 다른 여러 영국 공공 부문 기관이 포함된 스탠다드 등급('효과적인 거버넌스') 인증을 받은 115개 기관 목록에도 고등교육 기관은 단 한 곳도 포함되지 않았다.

플래티넘 등급을 획득한 기업 중 하나인 UK Power Networks의 특징은 조달 기능을 ‘거버넌스’와 ‘실행’으로 분리했다는 점이었다. 실행 기능은 조달 업무의 수행에 대한 책임을 지는 반면, 거버넌스 기능은 내부 규정이 실행을 방해하지 않도록 보장하면서 ‘대신 가장 효율적인 방식으로 규정 준수를 달성하는 데 주력’했다. 경험이 풍부한 카테고리 전문가들이 실행 팀의 일원으로 참여했으며, 이들은 자신의 판단과 조직 고유의 약관을 적극적으로 활용할 수 있도록 장려받았다.

이 모델은 현재 다른 공공사업체를 비롯해 이스트-웨스트 레일(East West Rail)과 같은 기업을 포함한 다른 규제 대상 기관들에서 널리 채택되고 있습니다. 또한, 디지털 시대의 IT 팀과 같이 빠르게 변화하는 환경에서도 업무가 차질 없이 진행될 수 있도록 내부 규정을 적용할 때 ‘비례성’ 원칙을 준수하고 실질적인 성과 달성의 중요성을 인식하는 FTSE-250 지수 내 선도 기업들 사이에서도 이 모델을 따르는 사례가 점점 늘어나고 있습니다.

다른 공공 부문 기관들도 내부 조달 프로세스 개선이라는 이러한 움직임에 동참하고 있다. 최근 크라운 커머셜 서비스(CSS)가 주최한 디지털·데이터·기술(DDaT) 조달 커뮤니티 세션(2022년 10월)에서, NHS 측 연사인 상업 전문가 제인 파운틴은 IT 분야에서 민첩한 서비스 제공의 필요성을 조달 거버넌스가 인정해야 한다고 명시적으로 지적했다.

거버넌스와 실행을 분리하는 것만큼이나 중요한 점은, UK Power Networks가 IT 등 각 본부 내 상업팀에 권한을 부여하는 내부 규정을 두고 있어, 조달 전문가는 계약 총액이 고액인 경우에만 계약에 관여한다는 것입니다. 예산 담당자는 총액이 ‘5만(VAT 제외)’ 이하인 모든 계약에 대해 전적인 권한을 가집니다.

또한 UK Power Networks는 ‘5만 파운드에서 공공 부문 규제 한도(현재 공공 부문의 경우 부가가치세 포함 213,477파운드) 사이’의 계약이 전적으로 비즈니스 사용자 담당 상업팀의 관할 하에 진행되도록 하는 정책을 시행하고 있으며, 이에 따라 3개 업체의 입찰 제안서(또는 직접 수주나 2개 업체 입찰에 대한 타당한 근거)를 제출하고, 내부 감사를 위해 작성 완료된 이해상충 신고서를 기록으로 보관하고 있습니다.

이는 조달 팀이 규정 기준액 미만의 계약 체결 과정에 관여하지 않음을 의미하며, 이를 통해 계약 체결 절차가 더욱 효율적으로 이루어지고, 조달 분야 전문가들은 고부가가치 계약 지원에만 집중할 수 있게 됩니다. 이러한 접근 방식 덕분에 조달 부서는 적절한 거버넌스 하에 기술을 신속하게 도입함으로써 조직에 가치를 더하는 ‘원동력’으로 인정받게 되었습니다. 그 결과, IT 팀은 비즈니스 전략과 요구 사항에 더욱 효율적이고 효과적으로 대응할 수 있게 되었습니다.

2. 디지털화 및 자동화

모범 사례에 따르면, CIPS로부터 플래티넘 등급 인증을 받은 기관을 비롯한 성숙한 조달 부서의 공통된 특징은, 과거 조달 관련 서류 작업이었던 모든 요소를 디지털화하는 것입니다.

이는 IT 부서를 포함한 이해관계자들이 전자적으로 새로운 조달 사안을 자동으로 제기할 수 있는 초기 단계부터 시작되며, 이때 생성된 티켓 참조 번호를 통해 전 과정에 걸쳐 진행 상황을 추적할 수 있습니다. '

조달 담당자가 전술적 및 반복적인 구매 과정에서 부가가치를 거의 창출하지 못하는 조달 주기의 자동화는 조달 팀과 사업부 모두의 업무 수행 효율을 높여줍니다. ‘전자 조달을 추진함으로써, 전 세계적으로 모범적인 조달 관행을 실천하는 것으로 인정받는 많은 조직에서 시간 효율성뿐만 아니라 정확성도 향상되었습니다.’

마찬가지로, 모든 실제 이벤트(질의에 따라 발생하거나 파이프라인에 계획된 완전한 형태의 이벤트)를 디지털화함으로써, 이벤트 발생부터 계약 체결에 이르기까지의 전 과정을 아우르는 체계화된 이벤트 참조 정보를 개별적으로 생성할 수 있습니다. 모든 검토 및 승인 절차는 온라인으로 진행되며, 감사 추적 기능과 상태 기반 알림이 제공됩니다.

모든 이해관계자가 로그인하여 콘텐츠에 접근하고 행사 현황을 확인할 수 있는 시스템은 수상작 선정의 정확도를 더욱 높여줍니다. 콘텐츠와 가장 밀접한 관계에 있는 사람들이 조기에 기여할 수 있고 실시간 행사의 투명성을 보장함으로써, 2022년 3월 ‘Ahead by Bett’ 행사에서 열린 UCISA 원탁회의에서 IT 책임자들이 제기한 ‘행사가 조달 팀 내에서 소홀히 다뤄질 수 있다’는 우려를 해소할 수 있습니다.

잘 설계된 조달 시스템은 계약 참조 자료를 생성하며, 이는 역량 있는 IT 상업팀이 활용할 수 있습니다. 또한, 선진적인 거버넌스 관행을 도입하여 최소 ‘5만(부가세 제외)’ 미만의 계약에 대해서는 재정 승인 한도를 IT 팀에 위임함으로써, IT 팀이 프로세스 초기에 업무를 진행할 수 있게 하여 관료주의를 줄이고 예산 담당자의 자율성을 강화할 수 있습니다.

3. 비즈니스 파트너 역할을 수행하는 IT 분야 전문가

설문조사 결과, 대다수의 고등교육기관이 카테고리 관리의 가치를 인정하는 것으로 나타났으며, 응답한 고등교육기관의 79%가 IT 분야 전담 카테고리 매니저를 최소 한 명 이상 두고 있는 것으로 조사되었습니다. 또한 UCISA 커뮤니티 내에서는 이 측면에서 일부 기관이 다른 기관보다 더 성숙한 단계에 있다는 점이 인정되고 있습니다. 사우샘프턴 대학교와 같은 일부 기관은 IT 부서의 관할 하에 완전히 구축된 IT 상업팀을 보유하고 있습니다. 반면, 리즈 베켓 대학교(Leeds Beckett University)와 같은 다른 기관들은 여러 IT 조달 업무를 동시에 수행할 수 있는 대규모 IT 카테고리 전문가 팀을 보유하고 있으며, 이 팀은 IT 책임자와 점선 보고 관계를 맺고 있다.

IT 상업팀이 전략적 조달, 시장 참여, 공급업체 관리 및 계약 관리를 주도함에 따라, 성숙한 조달 팀은 IT 부서의 비즈니스 파트너로서의 역할에 집중할 수 있습니다. 즉, 조달 업무의 수행을 주도적으로 책임지고, 새로운 사안에 대응할 때 정의된 서비스 수준 협약(SLA)에 따라 업무를 수행하며, 정기적인 진행 상황 보고를 제공하고, 조달 관련 소식을 꾸준히 전달하는 데 주력할 수 있습니다.

이러한 방식으로 업무를 수행함으로써, 카테고리 전문가들은 IT 상업팀과 간접적인 연계 관계를 맺을 수 있으며, 이를 통해 기업 로드맵 수립 단계에서 더 일찍 참여하고, 자원, 계획 및 전환 과정에서 발생하는 과제를 더 잘 이해할 수 있습니다. '반면, IT 상업 부문 리더들은 조달 카테고리 매니저들의 전문성을 활용하여 모범 사례를 조언받고, 시장에 진입하기 위한 가장 적합한 경로를 모색하며, 벤치마킹을 지원하고, 고부가가치 계약을 성사시키기 위한 행사 운영을 주도할 수 있습니다. '이러한 협력적 접근 방식은 최상의 가치로 서비스를 효율적으로 제공함으로써 조직 전체에 이점을 가져다줍니다.

이러한 긴밀한 협력을 통해 카테고리 전문가들은 조달 리스크와 부가가치를 고려한 비즈니스 리스크에 대한 이해를 더욱 깊게 할 수 있게 됩니다. ‘비즈니스 케이스는 단순한 내부 규정이 아니라, 핵심 동력이 되어 전략적 요구를 뒷받침하게 됩니다.’

이를 자연스럽게 발전시켜 나간다면, 조달 파이프라인은 단순히 계약 일정을 나열하는 방식이 아니라, 전략적 IT 로드맵에 따라 비즈니스 우선순위를 기반으로 구축될 것입니다. 이러한 관계를 통해 카테고리 전문가는 통합 및 서비스 변경의 복잡성으로 어려움을 겪을 수 있는 광범위한 조달 부서 내에서 해당 카테고리를 대표할 수 있게 됩니다. 또한 카테고리 전문가는 이벤트 실행에 대한 전적인 책임을 지는 동시에, 해당 카테고리의 전문성 센터 역할을 수행할 수 있게 됩니다.

UCISA IT 조달 혁신 실무 그룹

좌장: 멜 고메스, 런던대학교 로열 홀로웨이 캠퍼스 IT 상업 관리 및 계약 담당 책임자

부위원장: 케이트 퍼거슨-베스트, 킹스턴 대학교 IT 상업 부문 책임자