45억 달러 규모로 추산되는 고등교육 SIS 시장은 규모가 방대하며 앞으로도 계속 성장할 것으로 전망됩니다. SIS 솔루션을 도입하고 구축하려는 교육 기관에 상업적 자문과 지원을 제공해 온 경험을 통해, 저는 고등교육 SIS 시장의 현황에 대해 실무자로서 현실감 있는 시각을 갖게 되었습니다. 이처럼 방대하고 성장 중인 시장에서 새로운 시스템을 도입하고 구축하는 과정이 어떤 것인지에 대한 제 생각을 몇 가지 공유하고자 합니다.

1. HE SIS 조달 - ‘클라우드로의 여정’은 참으로 길다!

지난 2년 동안 저는 영국에 위치한 한 기관과 북미에 위치한 또 다른 기관, 총 두 곳의 SIS 조달을 지원했습니다. 한 곳은 기존 프레임워크를 활용하여 시스템을 구매했으며(3년 계약 가격에서 정가 대비 ‘60만’의 가격 인하를 실현했습니다). 다른 기관은 ‘클라우드 전용 SIS’를 모색했으나, 터무니없이 높은 비용, 세부 기능 요구 사항에 부합하지 않는 공급업체, 그리고 향후 클라우드로의 마이그레이션을 위한 장기 계획이 포함된 시스템 구축에 소요되는 긴 기간 등의 이유로 조달 절차를 일시 중단하고 자체 시스템에 투자하기로 결정했습니다. 입찰에 참여한 시스템 중 어느 것도 ‘클라우드 전용’으로 설계된 것은 없었습니다.

2019년 가트너(Gartner) 고등교육 SIS 시장 가이드에 실린 SIS 공급업체들의 클라우드 준비도에 관한 언급 — “공급업체와 고객 모두 학생 정보 시스템(SIS)을 신제품이나 업데이트된 버전으로 전환하는 데 있어 느리지만 꾸준한 진전을 계속 보이고 있다” — 는 확실히 사실로 입증되었다. 마찬가지로, 다양한 행정 영역을 위한 기성(OTS) SIS ‘모범 사례 구성’의 가용성은 제한적인 것으로 드러났는데, 이는 해당 분야에서 광범위하게 맞춤형으로 구현된 SIS를 수용하기 위해 (이론상 구현이 더 쉬운) 표준 시스템 구성을 설계하고 개발하는 데 있어 공급업체들이 직면한 어려움을 여실히 보여준다.

제품 갱신 및 클라우드 전환 과정을 5년 이상 진행 중인 공급업체를 통해 SIS 시스템을 2~4년에 걸쳐 도입해야 하는 상황에서는, 일정, 예산, 투자 수익률에 대한 불확실성은 물론, 전환 기간 동안 정상적인 업무 운영에 차질이 발생할 위험도 수반됩니다. 전기차를 구매할 때 겪는 딜레마와 마찬가지로, 새로운 SIS에 투자하기에 적절한 시기는 언제일까요?

최근 제 경험을 미루어 볼 때, 현재 시장에는 ‘클라우드 전용’으로 설계된 모든 기능을 갖춘 기성 SIS 솔루션을 찾는 기관에 딱 맞는 제품이 없는 것으로 보이지만, 일부 시스템은 그런 것처럼 홍보되고 있을 수 있습니다.

2. 기관은 내부 SIS 자원 개발에 투자하기 위한 계획을 수립하고 예산을 편성해야 한다.

이미 여러 기관들이 고등교육 SIS 시스템 관련 지식, 기술 및 실무 경험을 갖춘 전문 구현 컨설턴트와 개발자라는 희소한 인재를 확보하기 위해 치열한 경쟁을 벌이고 있습니다. 공급업체와 기존 사이트들이 클라우드 및 ‘차세대’ 제품으로의 전환에 박차를 가함에 따라, 기존 공급업체의 숙련된 인력은 더욱 부족해질 전망이며, 이는 신규 및 기존 SIS 고객 모두에게 불가피하게 고객 서비스에 영향을 미칠 것으로 보입니다.

교육 기관들은 SIS를 개발, 개선 및 유지 관리하는 데 필요한 기술과 지식 함양을 위해 투자할 수 있는 충분한 내부 인력 자원이나 전략을 갖추고 있는가? 필자가 최근 수행한 자문 업무를 통해 알 수 있듯이, 행정, 등록 관리, 시스템 통합, 학생 지원 서비스 개선 및 기타 디지털 이니셔티브 분야에서 SIS를 관리하는 교육 기관을 지원하기 위해 전문 기술과 지식을 ‘즉시 투입’할 수 있는 컨설팅 서비스 제공업체의 역할이 매우 중요하다는 점이 부각되었다.

3. 디지털 전문 용어를 쉽게 풀어 설명하고, 용어에 대한 공통된 이해가 없어 발생하는 의사소통의 오류를 해소한다

여러 IT 프로젝트에 걸쳐 디지털 전환에 자주 관여하는 고위 경영진과의 대화를 통해 알 수 있듯이, ‘디지털 전환’은 각자의 관점, 역할, 포부, 그리고 새로운 기술 솔루션에 대한 이해도에 따라 사람마다 다른 의미를 지닐 수 있습니다. 팀마다 용어를 다르게 사용하다 보니 기대치가 제각각이고 혼란이 발생합니다.

SIS 구축이 성공할 가능성을 높이려면, 이해관계자들이 프로세스 초기 단계부터 참여하여 요구사항 수립에 기여해야 합니다. 시스템 및 사용자 요구사항을 파악하고 명확히 정리하는 작업에는 외부 전문가의 조정이 도움이 될 수 있으며, 이를 통해 기대치를 적절히 설정함으로써 지나치게 이상적인 ‘희망 사항 목록’이 되는 것을 방지할 수 있습니다. 공급업체들은 요구사항이 비현실적이거나 지나치게 부담스럽게 여겨지는 조달 절차에는 참여하지 않기로 결정할 수도 있습니다.

4. 혁신적인 대학 SIS 공급업체가 시장에 진출하기에 지금이 적절한 시기인가?

최근 UPP 재단이 발표한 ‘학생의 미래를 위한 선언문(A Student Futures Manifesto)’ 보고서에서 제시된 분석 결과에 따르면, 구식 IT 시스템이 교육 기관이 학생 중심의 서비스를 제공하는 데 얼마나 큰 영향을 미치고 있는지가 드러납니다:

"하지만 우리는 IT 인프라가 학생 중심의 디지털 서비스를 개발하는 데 있어 얼마나 큰 걸림돌이 되고 있는지 뼈저리게 깨달았습니다. 여전히 부족한 자원의 상당 부분이 지원이 중단된 구식 데이터 아키텍처와 사일로화된 시스템을 운영하는 데 낭비되고 있으며, 규모가 크고 비용이 많이 드는 IT 팀들은 학생들에게 실질적인 변화를 가져다줄 혁신적인 도구보다는 투박하고 구식인 시스템을 운영하는 데 더 많은 시간을 쏟고 있습니다. 우리는 이 문제를 해결하기 위해 강력한 권고안을 제시했습니다."

학생 정보 시스템(SIS)을 교체하는 데 드는 비용이 매우 높고, 즉시 사용 가능한 표준 구성 방식의 도입이 아직 불가능해 보이는 탓에 구현 기간이 길어지는 데다, 향후 클라우드 및 차세대 시스템으로의 마이그레이션 과정에서 발생할 수 있는 불확실성, 잠재적인 숨겨진 비용, 그리고 일상 업무(BAU)의 차질을 고려할 때, 이제 진정한 클라우드 기반의 혁신적인 SIS 솔루션이 시장에 등장할 때가 된 것일까?

평가 시, 원래 구매한 SIS 구성 요소를 부분적으로만 구현하고 가동한 후(대개 수년이 지난 뒤에), 명확한 제품 로드맵을 통해 제공 일정에 대한 확신을 주는 ‘클라우드 전용 SIS[실제 운영 중임을 공개적이고 투명하게 밝히는...’을 제공하는 신규 시장 진입 업체와 제휴하는 기관의 수를 고려한다면, 이는 고려해 볼 만한 실행 가능한 선택지가 될 수 있습니다.

이 기사는 PS EdTech의 필 샌더스가 작성했습니다.

'psedtech.com'에서는 학생 정보 시스템, 디지털 교수·학습, 학습 관리 시스템을 중심으로 진정한 시너지 효과를 발휘하는 전문 지식과 전문적인 조언을 제공하며, 고객과 개방적이고 실용적인 방식으로 소통하는 18명의 경험이 매우 풍부한 분야별 전문가 컨설턴트로 구성된 협력자 네트워크를 구축했습니다. 교육 기관 및 기타 고객사와 협력하여, 소프트웨어 및 정보 관리에 대한 투자에서 실질적인 가치를 실현하고, 학생들의 성공을 저해할 수 있는 일반적인 전략적·운영적 과제를 해결할 수 있도록 명확한 조언과 실질적인 지원을 제공하는 일은 저에게 큰 보람을 줍니다.

위 사항 중 논의하고 싶은 내용이 있거나 추가 정보가 필요하시면 info@psedtech.com으로 문의해 주시기 바랍니다.'

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